Um estudo
da Universidade de Harvard acompanhou, durante 24 horas e por três meses, 27
presidentes executivos de empresas avaliadas em mais de US$ 1 bilhão. O
objetivo dos pesquisadores era descobrir como eles gerenciam o próprio tempo no
dia a dia. O
resultado do estudo foi a descoberta de que todos estes executivos usam os
mesmo seis truques para se organizarem e não se perderem com as tarefas do dia
a dia.
Planeje pausas no seu dia
Todos os executivos monitorados pelo estudo admitem
que planejam, com cuidado, uma pausa de 10 minutos a cada dia. O importante é
que o intervalo seja programado e encarado como uma tarefa obrigatória do dia,
e não como um descanso para se aproveitar "quando der".
Leve em conta possíveis atrasos
Não adianta programar tarefas e eventos em janelas
restritas de tempo. Os executivos estudados programam reuniões com um tempo
extra de "folga". Se uma conversa foi agendada para durar 30 minutos,
é importante não marcar nada logo a seguir, mas dar um espaço de pelo menos 10
minutos entre um compromisso e outro para acomodar possíveis atrasos.
Aprenda a delegar
Se você ocupa uma posição de liderança, é de
extrema importância aprender a delegar funções. Isto não significa passar o seu
trabalho para outras pessoas, mas contar com a habilidade dos seus colegas para
resolver problemas mais rapidamente. Assim, você não perde tempo do seu
precioso dia tomando decisões que outras pessoas poderiam tomar.
Programa-se com um dia de antecedência
Ao final do expediente, todos os executivos
estudados preparam a agenda do dia seguinte antes de ir embora. Assim, eles não
precisam levar preocupações do trabalho para casa nem correm o risco de
esquecer de alguma tarefa.
Deixe um espaço na agenda para refletir sobre a sua
eficiência
Não gaste todo o seu tempo resolvendo problemas de
última hora ou atendendo demandas urgentes. Os CEOs estudados recomendam deixar
um espaço na agenda - ainda que seja uma vez por semana ou por mês - para
refletir sobre a sua própria produtividade e a da sua equipe. Pense em quais
são os gargalos do dia a dia e como solucioná-los. Assim a dinâmica de trabalho
vai ficando mais eficiente.
Cuidado com o e-mail
Estar numa posição de liderança faz com que muitos
CEOs se desdobrem para responder e-mails a qualquer horário do dia, dentro ou
fora do trabalho, sempre com urgência. Para os executivos estudados, a solução
é resolver algumas das pendência pessoalmente ou por telefone, em vez de trocar
e-mails intermináveis, sempre que possível.
Fonte: Business Insider.
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